自治体における問合せ稼働最適化！Ｑ＆Ａをデータ化することで生まれる利点を自治体営業担当者にインタビュー！

Q&A活用法

#Q&A活用法 #業務効率化 #実効力SaaS

2024年1月11日 10時00分株式会社ドゥエピオン

株式会社ドゥエピオン（本社：東京都千代田区、代表取締役社長：佐々木忠晴、以下ドゥエピオン）は、ひとりひとりに最適な回答を提供するQ＆AシステムBPUSSを提供しています。

今回は、自治体に特化したQ&A活用について、地方自治体に詳しい自治体営業担当の視点から体感していることを、株式会社ドゥファイン猿田和也さんにインタビューします。

株式会社ドゥファイン　自治体営業担当　猿田和也さん

自治体での活用を視野に入れたきっかけは自治体担当者から伺ったお悩み

実は、もともと自治体へはプリンター用消耗品をご提供させていただいていました。もちろん今もご提供させていただいていますが、自治体担当者様と関係性を築いていく中で、担当者様が抱えている業務課題を多く伺うようになりました。

それは、”問合せ対応や引継ぎにかかる時間が膨れ上がり、本来業務に従事する時間を就業時間内に取ることが出来ない・・・”といった内容です。

そこで、今まで民間企業へご提供していた”Q&AシステムBPUSS”を自治体でもご活用いただけないかと考えました。

今回は、BPUSSを活用し、Q&Aをデータ化することで得られる利点を自治体の皆さまにお伝えできればと思います。

庁内の問合せ稼働や引き継ぎ業務の最適化！　　　　　　　　　　　　　　　BPUSSを通して住民の皆様との情報共有・情報交換も！

BPUSSを導入することで自治体に生まれる利点は、大きく４つあります。

１つ目は、市民や職員同士の問合せの対応時間が大幅に削減することができます。

状況によって違いますが、私が担当させていただいた自治体の課は、約５分の問合せが1日40～50件のあると聞いています。これは、日当たり４時間、月にして８０時間以上問合せ対応しているということです。とてももったいないですよね。

BPUSSを使用することによって、問合せ対応時間は約40％削減が見込めます。

２つ目は、各職員の情報や知識の共有が可能です。自治体は縦割りの印象があると思いますが、BPUSSを活用することで横展開も容易に行うことが出来ます。

1つの問合せでも、対応するために複数の課におよぶこともあると思います。そのため、Q&Aはひとつの課に限定するだけでなく、横断して共有することが肝要です。

３つ目は、異動時の引き継ぎで活用できます。引継ぎの際、個人用のマニュアルノートを作っていませんか？そのノートには伝達するべきノウハウが詰まっているはず。属人化になりやすい引継ぎも、BPUSSを通して行うことで、データとして容易に蓄積が出来、引継ぎにかかるロスタイムを削減することが可能です。さらに、BPUSSは解決率が高いQ＆Aを上位表示されますので、難しい検索をしなくても、何年も前の情報も、BPUSSが必要度合いに応じて簡単にアウトプットしてくれます。

最後に４つ目は、市役所の入り口などにBPUSSが使用できる機器を設置することにより、住民と自治体で情報共有、情報交換が出来ます。住民の皆様からの問合せを受けて、Q&Aに発展していることは多くあると思います。そのため、庁内で蓄積したQ＆Aを将来的にデータ利活用することで、地域活性化に貢献することが出来きるのではないかと考えています。

BPUSS　HP：https://pub.bpuss.com/