相鉄ビルマネジメントがContract Oneで、全社で活用できる契約データベースを構築

〜営業が自ら契約書を確認でき、契約管理部門の負担を軽減～

働き方を変えるDXサービスを提供するSansan株式会社は、ショッピングセンターやオフィスビルなどの管理・運営業務を行う株式会社相鉄ビルマネジメント（以下、相鉄ビルマネジメント）における契約データベース「Contract One（コントラクトワン）」の活用事例とその成果を発表します。

Contract Oneの導入により、契約を確認しながら取引先と交渉できるようになり、営業部門における業務習慣が変わり、契約管理担当者の工数を削減するとともに顧客対応の迅速化を実現しています。

■サービス導入の背景

相鉄ビルマネジメントの営業部門では、新規の出店交渉をする際などに、既存テナントの競合条件に違反しないかを確認する必要があるため、顧客との商談・交渉時に契約書を頻繁に確認しています。しかし、不動産業界では紙で契約を締結することが多く、同社でも紙の契約書は本社のキャビネットで管理していたため、本社勤務でない社員は都度契約書のスキャンとデータの送付を依頼する必要がありました。契約内容の確認に時間がかかり、交渉・商談が長引くほか、本社の担当者にとっても問い合わせ対応が負担になっていました。

そこで、紙の契約書をクラウド上で一元管理し、すべての社員が自分のパソコンから確認できるようにすることで、営業部門の顧客対応を迅速化するとともに、営業から契約管理担当者への問い合わせ対応の工数を削減するため、2023年1月に契約データベースContract Oneを導入しました。

■導入後の運用と成果

相鉄ビルマネジメントでは、Contract Oneに4000件以上の契約情報を蓄積し全社で一元管理しています。営業担当者が自ら契約情報にアクセスできることで、迅速な顧客対応を実現するとともに、契約管理担当者の対応工数も削減しています。さらに、セキュアな倉庫で契約原本を保管する「原本保管サービス」を活用することでBCP強化にもつながっています。具体的な成果は以下の通りです。

 

・契約管理担当者への問い合わせを削減し、業務効率化

これまで同社の営業部門では、商談中に契約内容の確認が必要になった場合に、本社の契約管理担当者に問い合わせており、営業にとっては確認に時間がかかり、契約管理担当者の負担になっていました。Contract Oneでは、紙の契約書を正確にデータ化しクラウド上で一元管理するとともに、AIを使った検索機能（※1）や要約機能（※2）によって、誰でも必要な情報を即座に確認できる環境を整備することができ、迅速な顧客対応が可能になったほか、契約管理担当者の業務効率化にもつながりました。

 

・4000件以上の契約書をすべてデータ化しBCP強化を実現

同社では紙の契約書を重要書類として過去契約も含めて保管している一方、本社が海に近く、昨今の激甚化・頻発化する災害への対応強化が求められていました。締結済みの契約書を含む4000件以上の契約書をすべてデータ化するとともに、Contract Oneの原本保管サービスを活用し、セキュアな外部倉庫で原本を保管することでリスクマネジメント体制を構築しました。

■株式会社相鉄ビルマネジメントについて

会社名：株式会社相鉄ビルマネジメント

代表者：代表取締役社長　左藤 誠

設立：1999年5月12日

事業内容：不動産賃貸事業

従業員数：83名（2024年3月時点）

URL：https://sotetsu-bm.jp/company/

※1：契約DXサービス「Contract One」にGPTを活用した「Contract One AI」を搭載（2023年5月26日発表）

https://jp.corp-sansan.com/news/2023/0526.html

※2：契約DXサービス「Contract One」に GPTを活用した「AI要約機能」を搭載（2023年7月10日発表）

https://jp.corp-sansan.com/news/2023/0710.html

（以上）

■現場の習慣を変える、契約データベース「Contract One」
Contract One （コントラクトワン） は、Sansan株式会社が提供する契約データベースです。当社が長年培ってきた独自の技術で、紙や電子などあらゆる契約書をデータ化。契約の有効性や契約同士の複雑な関係を、誰でも正確かつ俯瞰して捉えられる契約データベースを構築します。また、生成AIを活用した機能によって、管理部門だけでなく事業部門も日常的に契約データを活用できる環境を整備。契約に対する意識を変え、習慣を変えることで、リスク管理と生産性向上を実現し、事業を加速させます。
https://contract-one.com/

■Sansan株式会社 会社概要

「出会いからイノベーションを生み出す」をミッションとして掲げ、働き方を変えるDXサービスを提供しています。主なサービスとして、営業DXサービス「Sansan」や名刺アプリ「Eight」、インボイス管理サービス「Bill One」、契約データベース「Contract One」を国内外で提供しています。

設立：2007年6月11日

URL：https://jp.corp-sansan.com

所在地：150-6228 東京都渋谷区桜丘町1-1 渋谷サクラステージ 28F

資本金：70億47百万円（2024年11月30日時点）

事業内容：働き方を変えるDXサービスの企画・開発・販売

Sansan  　https://jp.sansan.com

Eight      　https://8card.net

Bill One 　https://bill-one.com

Contract One　https://contract-one.com