イベント参加者数が約2倍に！50名のチームがBacklogで実現した円滑なイベント運営

フォーシーズ株式会社、「KOZAROCKS 2024」運営における課題解決と成果

(株)ヌーラボ

2025年3月14日 14時00分

株式会社ヌーラボ（本社：福岡県福岡市、以下ヌーラボ）が提供する「Backlog」は、沖縄を拠点にスタートアップ支援を行うフォーシーズ株式会社（本社：沖縄県沖縄市、以下フォーシーズ）が主催するスタートアップカンファレンス「KOZAROCKS 2024」の運営で導入され、成果を上げています。参加者は前年の520名から920名へと約2倍に増加。タスク管理の可視化と情報共有を強化したことで、各チームの動きや進捗状況を全員が把握でき、スムーズなイベント運営を実現しました。

※以下、事例取材記事『全員が一つのゴールを目指すチームへ。タスクの可視化と情報共有が、イベント成功のカギ』よりコメントを抜粋・編集・再構成。

■Backlogを導入した背景

フォーシーズでは、過去のイベント運営において、複数の課題が顕在化していました。まず、タスク管理がチーム内で徹底されておらず、担当者のみが状況を把握している属人的な管理体制となっていました。その結果、タスクの進捗状況が他のメンバーには見えにくく、共有不足によるタスク漏れが頻繁に発生していました。また、各チームにタスク管理を一任していたため、プロジェクト全体の進捗状況をリアルタイムで把握することが困難であり、進捗の不透明さが課題となっていました。さらに、過去のイベント運営に関する記録やノウハウが十分に蓄積されておらず、担当者が変わる度に経験や知識がリセットされてしまう運営ノウハウの蓄積不足も、長年の懸案事項でした。これらの課題が積み重なり、結果としてイベント運営の効率化を阻害する要因となっていました。

特に、「KOZAROCKS 2024」は準備期間が約3か月と非常に短く、これらの課題を克服し、イベントを成功に導くためには、効率的なタスク管理とチーム間の円滑なコミュニケーションの実現が不可欠でした。そこで、フォーシーズはこれらの課題を解決するために、Backlogを導入。タスクの可視化と情報共有を徹底することで、プロジェクトを円滑に進めることを目指しました。

■Backlogを活用した効果1. 情報共有が徹底され、タスク漏れなくスムーズなイベント運営を実現

情報共有が徹底され、タスク漏れなくスムーズなイベント運営を実現

Backlogの導入により、タスクの担当者、期限、進捗状況が可視化され、情報共有が大幅に改善されました。その結果、タスク漏れが防止され、イベント運営が非常にスムーズに進むようになりました。

開催2か月前からは、毎日30分の定例ミーティングを実施。PMを中心として、セッション企画、スポンサー営業、ロジ・運営など、タスクを11のチームに分け、チーム単位で課題を立て、詳細な進捗管理を実現しました。「バックログスイーパー」と呼ばれる担当者が中心となり、進捗状況を課題欄やコメントに反映し、問題があれば対策を検討・支援しました。

これにより、メンバーは安心して業務に取り組むことができ、Backlogがチーム内の円滑なコミュニケーションを支える上で重要な役割を果たしました。
各チームの動きや進捗状況を全員が把握し、フォローしあえる環境に

Backlog導入以前は、各チームが独立してタスク管理を行っていたため、チーム間の連携が困難でした。しかし、Backlogの導入によって、各チームのタスクや進捗状況が可視化され、チーム間の情報共有が容易になりました。この情報共有の促進は、チーム間の連携を強化するだけでなく、メンバー間の相互理解を深め、互いにフォローし合うことによって一体感が生まれ、より高いレベルのチームワークマネジメントを実現することに貢献。毎日の定例ミーティングとBacklogによる進捗共有を通じて、「プロジェクトメンバー全員が一つのゴールに向かう」という、これまでにないチームワークが生まれました。
タスクが情報として可視化され、今後の運営に役立つノウハウが蓄積

以前は、イベント運営に関する情報が、担当者個人の知識や経験に依存し、チーム内で共有・蓄積される仕組みがありませんでした。そのため、担当者が変わるたびに、同じような問題に直面するなど、ノウハウの蓄積不足が課題となっていました。しかし、Backlogの導入によって、タスクの内容、進捗状況に加え、関連情報もBacklog上に記録されるようになり、組織的なノウハウの蓄積が可能に。

タスクを可視化し、履歴を残せるようになったことは、私たちにとって非常に大きな一歩でした。「KOZAROCKS 2025」の運営にあたっては、2024年度のタスク履歴をベースに準備をスタートできます。「去年、このタスクをどうやって進めていたっけ？」と迷ったときに、Backlogを参照できるので、これまでの活動をふりかえれるようになったことも価値の一つです。

■フォーシーズ株式会社アライアンスコミュニティマネージャー小川きぬ様のコメント

今後は、各チームでのタスク登録やメンバー自身の課題起票など、Backlogの活用方法をさらに工夫していきたいです。ツールへの記録を面倒に感じる人もいるかもしれませんが、タスクを明確にし、期限を決めてやり切るプロセスは仕事に不可欠です。Backlogのメリットや価値を伝え、活用を促進したいと考えています。

「Backlog World 2024」に参加して得た知見も参考にしながら、今後もより良いプロジェクト管理を目指します。

今後、労働人口が減少するにつれ、働く“チーム”を構成するメンバーや雇用形態は、どんどん多様化すると言われています。ヌーラボは、このような環境下において、所属や立場が異なる人たちでチームを形成する場面が増え、共通の目標に向かって作業を効率的に進めるための、「チームワークマネジメント」が必要になると考えています。

今後も、多種多様な職種・業種、規模のチームで働くお客さまが、活用ニーズや環境に合わせた使い方を実現できるよう、Backlogを初めとしたヌーラボサービスの改善を行っていく予定です。

■プロジェクト管理・タスク管理ツール「Backlog」について

・Backlog サービスページ：https://backlog.com

「Backlog」は、3つの強みを有するプロジェクト管理・タスク管理ツールです。

業界・業種を問わずお使いいただける親しみやすいデザインと操作性
タスク管理のみならず、Wiki、Git、ガントチャートなどの豊富な機能がオールインワン
人数無制限のため、価格を気にせずチームメンバーを招待可能

2005年のリリース以降、多くのチームのコラボレーション促進に貢献してきました。現在、クラウド版 / オンプレミス版の2種類を提供し、世界で140万人以上のユーザーにお使いいただいています。

導入事例は「導入事例「Backlog」の記事一覧」からご確認ください。

■ヌーラボが提供するサービスについて

ヌーラボは、プロジェクト管理ツール「Backlog」、オンライン作図ツール「Cacoo」、組織の情報セキュリティ・ガバナンスを高めるための「Nulab Pass」を開発・提供しています。

・プロジェクト管理ツール「Backlog」：https://backlog.com
・オンライン作図ツール「Cacoo」：https://cacoo.com/ja/home
・組織の情報セキュリティ・ガバナンスを高める「Nulab Pass」：https://nulab.com/ja/nulabpass

■ 株式会社ヌーラボについて

本社	福岡県福岡市中央区大名一丁目8-6 HCC BLD.
東京事務所	東京都千代田区神田三崎町三丁目6-14 THE GATE 水道橋 7F
京都事務所	京都府京都市下京区突抜二丁目360
代表者	橋本正徳
ウェブサイト	https://nulab.com https://nulab.com/ja/about/careers/（採用ページ）