SmartHR、年末調整機能に「やさしい日本語」切り替え機能を実装

〜言葉の壁を低くして企業と従業員の不便さを軽減、働きやすい環境整備を後押し〜

SmartHR

2024年10月1日 13時00分

　株式会社SmartHR（本社：東京都港区、代表取締役CEO：芹澤雅人、以下「当社」）は、当社が運営するクラウド人事労務ソフト「SmartHR（スマートエイチアール）」上にて提供する「年末調整機能」において、「やさしい日本語」切り替え機能を2024年10月上旬より提供いたします。

■ 日本における外国人材を取り巻く環境

　厚生労働省の発表によると日本で働く外国人労働者は204万人を超え、外国人を雇用する事業所数においても、前年比6.7％増の318,775箇所となり過去最高を記録しました。（※1）また、労働力人口の減少が深刻化し働き手の確保が急がれるなか、外国人技能実習に代わる新たな制度として「育成就労」制度が参議院本会議で可決されるなど、政府も外国人の労働参画に積極的な姿勢を見せています。こうした社会情勢・行政の取り組みにより、日本の労働市場における外国人材の割合は増加傾向にあります。

　そのような状況において、企業・外国人材の双方が抱える課題に、日本語を用いたコミュニケーションの難しさがあります。「人手不足の状況および多様な人材の活躍等に関する調査」によると、企業における外国人材の受入れ課題として「日本語による円滑なコミュニケーションが困難」と答えた事業所は6割を超える（※2）という結果があります。また在住外国人に対して行われた調査では、53.7%の方が日本語がわからなくて困る場面として「職場の人と話すとき、仕事のとき」を挙げ、難しいと感じたことのある日本語の書類に「会社の契約書」と回答した方が53.7%に上る（※3）など、多くの在住外国人が就労の場面で困難を抱えていることが伺えます。

■ 年末調整機能におけるやさしい日本語対応の背景

　「SmartHR」を利用する外国人ユーザーは3万人を突破し、「製造業」「サービス業」「飲食・小売業」など外国人材の割合が多い業種のお客様からも、やさしい日本語対応に関するご要望が高まっていました。また当社が行ったユーザーアンケートでは、外国人従業員が「SmartHR」で手続きを行うとき、人事労務担当者のサポートを最も必要とするのは「年末調整」であるとの回答が多くありました。こうした調査を経て、外国人ユーザーの使いやすさをサポートする取り組みとして、この度の年末調整機能における「やさしい日本語」切り替え機能の開発・提供に至りました。

　この機能は、従来のアンケート形式による回答方法はそのままに、設問や回答の日本語表現をよりかんたんにわかりやすく置き換えます。やさしい日本語への表示切替は、ホーム画面上部にある表示言語切り替えより行えます。なお、年末調整機能のやさしい日本語切り替えは、「SmartHR」の「HRストラテジープラン」「人事・労務エッセンシャルプラン」をご契約されている企業様でご利用いただけます。

　当社では機能開発にあたり、外国人材を対象としてやさしい日本語版での年末調整機能の理解度調査を実施しました。（参考：理解度調査）さらに提供開始にあわせて、実際の「SmartHR」ユーザー（管理者・従業員）を対象としたユーザーヒアリングや、手続きのわかりやすさを検証するユーザーテストを実施しています。ユーザーヒアリングの詳細は、SmartHRのnoteにて公開しています。

やさしい日本語で、SmartHRの年末調整がもっと使いやすく？外国出身ユーザーの声を聞いてみました。

　やさしい日本語を必要としている方は、外国人だけではありません。当社のやさしい日本語に関する取り組みは、外国人材だけではなく読解に困難のある障害者や高齢者など幅広い従業員にも有効な手段だと期待しています。デジタルの力で言語の壁を低くし、複雑で難解な労務手続きを効率化することは、企業・従業員双方の働きやすい環境の実現につながると考えています。当社は今後も、誰もがその人らしく働ける社会の実現に向けて、この取り組みを拡大してまいります。

※1：厚生労働省「外国人雇用状況」の届出状況まとめ（令和５年10月末時点）

※2：日本・東京商工会議所「人手不足の状況および多様な人材の活躍等に関する調査」（2023年）

※3：公益財団法人東京都つながり創生財団「やさしい日本語を活用した在住外国人への情報伝達に関する調査」（2022年）

■ クラウド人事労務ソフト「SmartHR」について

　「SmartHR」は、労務管理クラウド6年連続シェアNo.1(※)のクラウド人事労務ソフトです。

　雇用契約や入社手続き、年末調整などの多様な労務手続きをペーパーレス化し、データとして蓄積。さらに、「SmartHR」に溜まった従業員データを活用した「人事評価」「従業員サーベイ」「配置シミュレーション」「スキル管理」などのタレントマネジメント機能により、組織の活性化や組織変革を推進し生産性向上を支援しています。アプリストアサービス「SmartHR Plus」は勤怠情報や給与情報などのサービスと連携できるアプリケーションを展開し、個社ごとのカスタマイズ性を高め、正確性や安全性の高いデータ連携を実現しています。

　「SmartHR」は、企業の生産性向上を後押しし、すべての人が働きやすい環境づくりに貢献します。

※ デロイトトーマツミック経済研究所「HRTechクラウド市場の実態と展望 2023年度版」労務管理クラウド市場・出荷金額（2023年度見込） https://mic-r.co.jp/mr/03030/

■ 株式会社SmartHRについて

　2013年1月23日設立。2015年11月にクラウド人事労務ソフト「SmartHR」を提供開始。雇用契約、年末調整などの人事・労務業務をペーパーレス化し業務効率化を実現する機能にくわえ、人事評価、配置シミュレーションなど蓄積された情報を活用し組織戦略を支援するタレントマネジメント機能を提供しています。さらに様々な機能を持つアプリケーションと「SmartHR」が連携し、個社ごとのカスタマイズを実現するアプリストアサービス「SmartHR Plus」も運営。個社ごとのカスタマイズ性を高め、正確性や安全性の高いデータ連携を実現しています。

　SmartHRは、労働にまつわる社会課題をなくし、誰もがその人らしく働ける社会の実現を目指し、働くすべての人の生産性向上を後押ししています。