40代に忍び寄る”隠れ業務負担”　全世代最多の6割が日程調整や会議室管理など「ビジネス雑務」を負担と回答

若手の離職防止や働き方の変化に伴い、企業を支える「責任世代」の業務負担が増加する兆し

株式会社RECEPTIONIST

2024年12月5日 11時00分

＜調査結果サマリ＞

・全国の会社員400名を対象に、アンケート形式で「日程調整」「受付対応」「会議室管理」といった“ビジネス雑務”に関する実態調査を実施

・社員が1週間に“ビジネス雑務”に費やす時間は月平均で約12時間

・40代は全世代の中で最も負担を感じており、6割以上がこれらの業務を負担と回答

・若手の離職防止や働き方の変化に伴い、企業を支えるミドルマネジメント層へ見えにくい業務負担が新たな課題として浮上していることが明らかに

株式会社RECEPTIONIST（本社：東京都目黒区、代表：橋本（大宮）真里子以下、「当社」）は、全国の会社員400名に、日程調整などの「ビジネス雑務」に関するアンケートを実施しました。その結果、これらの業務に多くの時間を費やされており、特にミドルマネジメント世代である40代が全世代の中で最も大きな負担感を抱えていることが明らかになりました。

当社は、この結果を踏まえ、ビジネス雑務の負担をデジタル化によって軽減することが、若手の離職防止や、会社の中枢を担う40代のミドル世代がその能力を最大限発揮するための重要な鍵になると考えています。

調査背景

ビジネスの現場では「日程調整」「受付対応」「会議室管理」といった業務が、働き方が変化する中でも欠かせない存在であり続けています。しかし、デジタルツールの普及により効率化が進む一方で、これらの業務にはいまだアナログな手法が多く残されているのが現状です。

そこで当社は、全国の20〜60代の会社員を対象に、これらの「ビジネス雑務」と呼ばれる業務についての実態調査を実施しました。本調査では、これらの業務に費やす時間や、その負担感が世代ごとにどのように異なるのかを詳しく分析しています。

ビジネス雑務で一番時間がかかるのは「日程調整」。全体では月に約12時間を費やしている結果に。

「あなたは週に何分程度、以下のビジネス雑務を対応することがありますか？」の質問に対して回答してもらいました。結果を平均して、日程調整に71.7分・受付対応に66.3分・会議室管理に37.7分の時間を割いていることがわかりました。合計すると2.9時間にものぼります。

一番時間を割いているのは「日程調整」で、月に換算すると4.7時間、「ビジネス雑務」全体では月に11.7時間も費やしていることがわかりました。

ビジネス雑務にかかわるのは20〜40代がメイン

「普段の業務で以下の業務を行っていますか？」という質問を世代別に分析した結果、日程調整については全世代でほぼ同じ割合で実施していることがわかりました。

一方で、受付対応や会議室管理については世代ごとに違いが見られました。具体的には、20〜40代の約半数がこれらの業務に関わっている一方で、50代以上では関与する割合が3割程度にとどまることが明らかになりました。

ビジネス雑務を負担に思っている世代は40代がトップに　　

「それぞれの業務に対し、どの程度負担に感じていますか」と世代別で調査した結果、「負担である」「やや負担である」と回答した割合が最も高かったのは「40代」でした。

このことから、若手にとどまらず40代を中心とするミドルマネジメント層もこうした業務に多くの時間を費やしている実態が浮き彫りとなりました。これらの業務は、日々の主要業務に支障をきたすこともあり、40代にとって大きな負担となっていることがわかりました。

日程調整、会議室予約の遅れが経営にも影響

「日程調整、会議室予約の遅延が経営や意思決定の遅延に繋がった経験はありますか。」という問いに対し、40代の75％が「よくある」「ときどきある」と回答しました。

企業において40代は意思決定の橋渡し役を担うことが多く、全体の意思決定プロセスに関与しやすい立場にあることから、この結果になったと推測されます。

調査結果に対する考察

40代は企業においてキャリアの中核を担い、マネジメントと実務を兼務することが多い世代です。この世代が特に業務の負担感を抱えている背景には、働き方や職場での役割の変化が影響していると考えられます。

日本では「働き方改革」が進み、労働時間の短縮が求められる一方で、業務量の分散が十分に進んでいない現状があります。その結果、管理職や中堅社員である40代に業務が集中し、細かな顧客対応業務や調整業務を自ら担う機会が増加している可能性があります。

さらに、若手社員の離職率上昇や人材不足が進む中、40代がその補填として役割を担い、負担が増加していることも考えられます。若手社員の定着を目指し、1on1面談や業務負担の分散が推奨される状況下でも、40代は自身の業務に加え、チームの管理や指導を兼務せざるを得ない状況に直面しています。

こうした背景の中で、特に「ビジネス雑務」と呼ばれる日程調整、会議室管理、受付対応など、見えにくい業務負担がミドルマネジメント層に新たな課題として浮上していることが調査結果から明らかになりました。

まとめ

ビジネスにおいて、打ち合わせや会議、商談を行うための「日程調整」「受付」「会議室管理」は、スムーズなコミュニケーションを支える重要な業務です。

当社では、これらの「ビジネス雑務」を効率化するソリューションを提供することで、見えない業務負担を軽減し、従業員が本来の業務に集中できる環境を実現します。クラウド受付システム、日程調整ツール、会議室管理システムを通じて、どの世代の社員にも役立つ業務改善を図り、働くすべての人が最大限のパフォーマンスを発揮できる社会を目指しています。

さらに、業務負担の軽減は個々の社員の可能性を引き出すだけでなく、企業全体の成長を促進する重要な施策です。これからもサービスの向上を図りながら、誰もがエンゲージメント高く働ける未来の実現に取り組んでまいります。

＜調査概要＞

調査対象：全国20-60代の顧客対応業務をする一般社員＋経営者・役員（男女）

調査方法：インタビュー調査

有効回答数：400

調査実施日：2024/10/19～2024/10/20

調査機関　：アクセンチュア株式会社

パネル提供元：GMOリサーチ&AI株式会社