コロナウイルスで機能したBCPツールとは？事例から考える大事な2つのポイント

コロナウイルスの影響により今までにない働き方や対応に迫られている企業も多いのではないでしょうか？今後は緊急事態における企業の事業継続計画「BCP」への注目が高まってくると考えられます。そこで企業の生産性を劇的に向上させるSWA（Smart Work Accelerator）「cyzen(サイゼン)」を展開するレッドフォックス株式会社（所在地：東京都千代田区　 代表取締役：別所 宏恭　 以下「レッドフォックス」）はコロナウイルスの影響を受ける中、cyzenがBCPツールとして活用されている事例を発表いたします。

自然災害や新型ウイルスの発生により大きな影響を受けている日本において、今後更にBCPの策定が企業の課題となり更に注目されていくと考えられています。BCPはBusiness continuity planの略であり、日本では「事業継続計画」と訳されます。BCPとは緊急事態発生時の企業における計画。計画を策定する大きな目的は緊急事態下において企業で発生する損害を最小限に抑えて事業を継続し、早急に復旧するためです。その他の目的としては「従業員や関係者の安全と財産を守る」「企業としての存在を守る」「企業として社会的な責任を果たす」という項目も挙げられます。
 

出典：帝国データバンク「事業継続計画(BCP)に対する企業の意識調査(2019年)」
https://www.tdb.co.jp/report/watching/press/pdf/p190604.pdf

BCPの策定は義務化されていないものの、日本各地に大きな被害をもたらした東日本大震災を機に注目されるようになりました。とはいえ、企業のBCP策定率は15%にとどまり、企業規模が小さいほどBCP策定率は低くなっているのが現状です。
2020年に入り世界中に大きな影響を及ぼしたコロナウイルスも緊急事態と言えます。感染拡大防止のため急であり、かつ想定外の対応を余儀なくされている企業も多いでしょう。コロナウイルスの影響により、今後更にBCPの策定率も上がっていくと考えられます。

BCPを成功させるカギは柔軟な対応
 

出典：帝国データバンク「事業継続計画(BCP)に対する企業の意識調査(2019年)」
https://www.tdb.co.jp/report/watching/press/pdf/p190604.pdf

緊急事態とは今大きな影響を与えているコロナウイルスやインフルエンザのような感染症、自然災害やテロ、システムの不具合やサイバー攻撃などのセキュリティ上のリスク、更には経営者の不祥事など予測不可能な出来事も含まれます。そのような緊急事態の発生時に力を発揮するのがBCPですが、例を上げたように「緊急事態」と一言で言っても内容は様々。対応するべき行動は状況により異なるはずです。そのため、BCPの策定においては事業の継続方法よりも、緊急事態におかれたときに行う「事業を継続するための初動」についての計画されている必要があります。

緊急事態発生時に迅速な対応で事業を継続させた企業の例

◆社員の安全を守るため出勤時の検温報告を設定◆
お客様や取引先、施工現場を回るなど人と会うことを避けられない業務がある不動産の会社です。勤怠報告に検温結果を提出し、社員の体調管理をしています。コロナウイルス感染リスクがある中の業務で現場社員の安全を守りながら、事業を継続させることに成功しています。
 

 

【緊急事態に対応できた理由】
・緊急事態宣言の発表後すぐに検温報告を設定した
・普段業務で利用しているアプリで報告するため従業員の対応も早かった
・勤怠に紐づけて従業員の体調を把握できた

【導入からBCPとしての成果が出るまで】
​約1日
3年前に営業ツールとして導入し、社内で運用が浸透していました。
コロナウイルスの影響を受け、状況に応じた対応へと運用とフォーマットを変更。利用方法はすでに浸透しているため新規運用には1日（即時）で対応が可能に。

◆災害発生時に今できることを考えて迅速に対応◆
自然災害により交通網が混乱し出社できない状況でも担当の垣根をなくし、自宅から行ける範囲の自社物件を周り、確認。緊急事態において建物修理までの対応を迅速に進めた事例です。

【緊急事態に対応できた理由】
・スマホで完結するので出社しなくても業務ができる
・写真を利用してリアルな情報をすぐに報告できる
・チャット機能で従業員にすぐに指示が出せた
・位置情報を利用して誰がどこにいるのか把握できた（安全面の確保）

【導入からBCPとしての成果が出るまで】
約1日
普段は社員の業務管理に利用していました。災害が起きた時点でツールのフォーマット、運用を変更することにより即時対応を実現しています。

緊急事態において求められることはスピードと柔軟性
上記の例に上げた企業はBCPとしてしっかりと計画を立てていた訳ではありません。状況に応じてできることを考え、すぐに実行した結果BCPを実現した例です。2つの企業に共通することは、状況に応じた柔軟な対応と行動を起こすスピードです。
BCPをしっかりと策定しても、実際に社員や現場で働く人が行動できないとあまり意味がありません。

BCPツールとしてもすぐに現場が対応できるスマホアプリ「cyzen」
 

◆スマホアプリ「cyzen」が緊急事態に対応できる理由
・地図上で社員の位置をみて安全確認が取れる
・PCがなくてもスマホがあれば顧客情報が確認できる
・チャット機能を使いすぐに指示を出せる
・カレンダー機能でメンバーの予定が確認できる
・社員の移動ルートを追える
・業務で利用しているアプリなので急な対応でもすぐに使える
・各スタッフの業務や安全状況を写真をつけて報告できる

BCPの策定は社員を守り、現場でどのように行動を起こせるのかについて考える必要があります。そして様々な緊急事態に対応するための柔軟でスピードのある計画を立てることがポイントです。今コロナウイルスの影響で混乱社会が混乱していますが、いつ起きるか分からない多様な緊急事態に対して行う初動について考える時期なのではないでしょうか。

◆「cyzen(サイゼン)」とは？​

生産性を上げるための効率的で多様な働き方、スマートワークを加速させる世界初のSWA（Smart Work Accelerator）というコンセプトで設計されたアプリ「cyzen」を提供。現場で発生する業務負担を減らし、企業が抱える経営課題解決にコミット。マネージャーが現場を管理するのではなく、現場業務を効率化するための使いやすい機能を充実させています。累計導入実績は1,300社以上であり、従業員数1万人以上の大企業から100人程度の中小企業まで幅広く導入され、業務効率化・労働生産性の向上に貢献しています。

【会社概要】
名称：レッドフォックス株式会社
所在地：東京都千代田区丸の内三丁目２番３号丸の内二重橋ビル21F
代表取締役：別所　宏恭
事業内容：営業やメンテナンス、輸送など全ての現場作業をスマートフォンで革新する「cyzen（サイゼン）」を世界中に展開中
URL：https://www.redfox.co.jp