兼松、「TradeWaltz®︎」活用により、輸入関係書類の保管を全面電子化～電子保管に関するオンラインセミナーも開催予定～
また、株式会社トレードワルツにて本記事に関する、関税関係帳簿・関税関係書類の電子保管をテーマとしたオンラインセミナーを５月23日(木)15:00-16:00に開催予定です。紙の書類でお困りの方は、ぜひ記事後半「■セミナー開催のお知らせ」内のURLよりお申し込みください。
■貿易現場で日々行われる書類の紐付け・保管業務
輸入者には、貿易取引に関する書類を、輸入許可日の翌日から最長７年間保管することが義務付けられています。保管が必要な書類は多数あり、帳簿や、輸入許可書・運送状・インボイスなどの通関関連書類、添付されたデータ書類といったものが含まれます。運送状やインボイスなどは、現在も紙でやりとりされることが多く、紙での保管・紙での輸入事後調査対応が一般的です。
税関による税務調査である輸入事後調査では、定期的に税関職員が輸入者の事業所を訪問し、上記の帳簿や書類の確認を行います。企業は、指定された輸入期間の書類一式を揃える必要があり、税関は、輸入件数によっては膨大な量になる紙書類を調査するため、企業・税関双方に負担がかかっています。
■TradeWaltzにおける「関税関係帳簿の保管」の仕組み
TradeWaltzの「関税関係帳簿の保管」および「取引情報紐づけ」機能は、許可書情報を構造化データで一元管理することで電子的な関税関係帳簿とすることができ、さらに各許可情報が対象の取引情報と紐づけられることにより、取引後に税関が行う事後調査にも活用できる機能です。具体的には、TradeWaltz内での電子書類保管時にタグ付けしたインボイス番号などの共通キーワードをもとに、輸入許可データと書類の関連付けを自動で行います。
また、TradeWaltzを利用した電子保管により、日々の紙の印刷、ファイリング、書類の倉庫への発送が不要となるため、保管スペースや倉庫の保管料削減が可能です。さらに、許可情報に紐づく書類情報が可視化、一元管理されるため、関税関係帳簿と書類情報の確認が容易にでき、保管漏れを防ぐことは勿論のこと、申告内容の確認を含んだ、コンプライアンスレベル向上に寄与します。加えて、事後調査時に、倉庫に保管した紙書類の搬入出作業が不要、リモートで情報の検索が可能となるため、事後調査時の輸入者、税関職員、双方の業務負荷削減にも貢献します。
■兼松におけるTradeWaltzの活用
兼松では、今まで輸入書類の保管や、ほぼ毎年実施される事後調査時の紙の書類準備に多くの時間と労力を要していました。改善のために、実務目線で保管機能に対するフィードバックや、TradeWaltzを事後調査に利用することの監督税関への説明、社内の運用整理などの準備を半年以上かけて進め、2024年4月からTradeWaltzを利用した電子保管へと全面切り替えを実施しました。既に社内より「紙保管よりも大幅に作業時間が減った」「必要に応じて輸入書類を検索できるので便利になった」などの声が挙がっています。
兼松は、中期経営計画「integration 1.0」における主要施策の重点強化項目の一つに「DXの推進によるグループの企業価値向上」を掲げております。TradeWaltzの今後の機能強化も見据え、TradeWaltzの利用拡大と、業界全体の貿易DXの推進を後押しして参ります。
参考URL https://www.tradewaltz.com/news/7684/
■関係者のコメント
兼松株式会社 運輸保険部 部長 福島 和博
今回の導入により、輸入事後調査対象となる大量の紙保管書類を電子化出来るだけでなく、輸入許可データとの連携による検索機能をはじめ、TradeWaltzを有効活用しデータの一元管理を行う事で、業務効率化とコンプラインス強化の両立を目指します。また、次のステップとして、これらのデータを社外関係者とデジタル共有することにより、輸入業務、更には輸出も含む貿易実務全般のDXを進めていきたいと考えています。
株式会社トレードワルツ 営業本部 営業部長 長利 心平
デジタル化が進む令和の世界で、この分野は残念ながら紙業務が多く残されているのが実態です。だからこそ、関税関係帳簿（＝許可書）およびそれに付随する関税関係書類（＝インボイスやパッキングリスト、船積指示書等）の保存については、非常に多くの方がお悩みを持たれている部分だと、お客様との面談を行うたびに感じます。TradeWaltzを活用いただくことで、紙管理からの脱却、DX推進のきっかけとしていただければ幸いです。
■セミナー開催のお知らせ
株式会社トレードワルツは、本記事で紹介した、関税関係帳簿・関税関係書類の電子保管をテーマとしたセミナーを開催します。紙の書類でお困りの方には是非ご参加ください。
◆タイトル： 関税関係帳簿と書類のカンタン保管セミナー
◆日時： 2024年５月23日(木) 15:00-16:00◆開催形式： オンライン(zoom)
◆費用： 無料／要事前申込
◆申込受付はこちら： https://form.run/@tw-pr-d5qUsooIdh4vkRWbXJeL【申込締め切り：5月22日(水)12時まで】
■株式会社トレードワルツについて
商号: 株式会社トレードワルツ
代表者: 代表取締役社長 佐藤 高廣
所在地: 〒100-6036 東京都千代田区霞が関三丁目2番5号霞が関ビルディング36階 WORKSTYLING
設立: 2020年（令和2年）4月
事業内容: ブロックチェーンを活用した貿易情報連携プラットフォーム「TradeWaltz（注1）」のSaaS（注2）提供
URL: https://www.tradewaltz.com
株主一覧: 株式会社NTTデータ / 豊田通商株式会社 / 東京大学協創プラットフォーム開発株式会社 /
住友商事株式会社 / 三菱商事株式会社 / 株式会社TW Link /
東京海上日動火災保険株式会社 / 豊島株式会社 / 株式会社上組 /
株式会社フジトランス コーポレーション / 三井倉庫ホールディングス株式会社 /
株式会社日新 / 株式会社三菱UFJ銀行 / 丸紅株式会社 / 三菱倉庫株式会社 /
損害保険ジャパン株式会社
SDGsへの取組み：サービスは主に8,9,12,13,15,17のテーマについての取り組みを推進しています。
（注1）「TradeWaltz」は日本国内における株式会社トレードワルツの登録商標です。
その他の商品名、会社名、団体名は、各社の商標または登録商標です。
（注2）Software as a Serviceの略で、ユーザーがインターネット経由で必要なソフトウェア機能を利用する仕組み
【本件に関するお問い合わせ】
株式会社トレードワルツ
広報・マーケティングチーム 担当：平岡、中尾
Email：info@tradewaltz.com
【報道機関のお問い合わせ】
兼松株式会社 広報室
TEL: 03-6747-5000
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