物品調達業務を行う公務員の7割以上が前任者からの「引き継ぎ」に苦労を実感！背景には「残業時間の増加」などの理由

〜後任者へ引き継ぎをする際の不安の声も多数、引き継ぎ資料の作成・整理・共有の手間を省くことができる一手に期待〜

プラス株式会社

2023年9月28日 11時00分

　地方公共団体向けの通販「スマートガバメント」事業を展開するプラス株式会社（本社：東京都港区、代表取締役社長：今泉忠久）は、物品調達業務を担当しており、その業務に関して前任者から引き継ぎを受けたことのある公務員315名を対象に、物品調達業務の「引き継ぎ」に関する課題調査を実施しましたので、お知らせいたします。

調査サマリー

調査概要

調査概要：物品調達業務の「引き継ぎ」に関する課題調査

調査方法：IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査

調査期間：2023年8月9日〜同年8月10日

有効回答：物品調達業務を担当しており、その業務に関して前任者から引き継ぎを受けたことのある公務員315名

※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。

前任者から物品調達業務を引き継ぐ際、「大変さを感じた」のは7割以上

　「Q1.あなたは、前任者から物品調達業務に関する引き継ぎを受けた際、大変さを感じた経験がありますか。」（n=315）と質問したところ、「とてもある」が34.6%、「ややある」が39.4%という回答となりました。

Q1.あなたは、前任者から物品調達業務に関する引き継ぎを受けた際、大変さを感じた経験がありますか。

・とてもある：34.6%

・ややある：39.4%

・あまりない：18.7%

・全くない：5.7%

・わからない/答えられない：1.6%

引き継ぎで大変だったこと、半数以上が「情報が多く理解が追いつかなかった」「実際の業務を開始してから不明点が続出した」

　Q1で「とてもある」「ややある」と回答した方に、「Q2.前任者から物品調達業務に関する引き継ぎを受けた際、どのようなことに大変さを感じましたか。（複数回答）」（n=233）と質問したところ、「情報が多く理解が追いつかなかった」が54.5%、「実際の業務を開始してから不明点が続出した」が53.2%、「マニュアルや引継書が不足していた」が39.9%という回答となりました。

Q2.前任者から物品調達業務に関する引き継ぎを受けた際、どのようなことに大変さを感じましたか。（複数回答）

・情報が多く理解が追いつかなかった：54.5%

・実際の業務を開始してから不明点が続出した：53.2%

・マニュアルや引継書が不足していた：39.9%

・引き継ぎで残業時間が増加した：39.5%

・説明の意図を汲むのが難しかった：37.8%

・引き継ぎ後部署内に聞ける人がいなかった：24.0%

・その他：1.7%

　ー問題だらけだった

　ー財務会計システムでの失敗、間違い

　ーきちんと教えてもらえなかった

　ー学校事務職員という特殊な業務であるため

・わからない/答えられない：0.9%

「基準が不明確」や「購入先の選定」などで苦労した人も

　Q2で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q3.Q2で回答した以外に、前任者から物品調達業務に関する引き継ぎを受けた際に大変さを感じたことがあれば、自由に教えてください。（自由回答）」（n=231）と質問したところ、「経験に基づくものが多く、基準が明確でない」や「購入先の選定」など166の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞

・具体的に過去に何を買っているか。

・経験に基づくものが多く、基準が明確でない。

・慣習したことが多いため、記録にないことが多い。

・価格交渉だったり、適正価格を把握する事が大変だった。

・引き継ぎの日数が少なすぎた。

・購入先の選定。

・物品の管理。

引き継ぎ期間中の残業時間、「10時間以上増加」が4割以上

　Q2で「引き継ぎで残業時間が増加した」と回答した方に、「Q4.前任者から物品調達業務に関する引き継ぎを受けている期間、平均して、残業時間はどの程度増加しましたか。」（n=92）と質問したところ、「10時間以上」が44.6%、「1~3時間未満」が18.5%という回答となりました。

Q4.前任者から物品調達業務に関する引き継ぎを受けている期間、平均して、残業時間はどの程度増加しましたか。

・10時間以上：44.6%

・7~10時間未満：8.7%

・5~7時間未満：9.8%

・3~5時間未満：14.1%

・1~3時間未満：18.5%

・1時間未満：1.1%

・わからない/答えられない：3.3%

60.6%が、「後任者への引き継ぎの進め方に不安を感じる」と回答

　「Q5.あなたは、今後、現在の物品調達業務を後任者へ引き継ぐ場合に、引き継ぎの進め方について不安を感じることがありますか。」（n=315）と質問したところ、「とてもある」が19.0%、「ややある」が41.6%という回答となりました。

Q5.あなたは、今後、現在の物品調達業務を後任者へ引き継ぐ場合に、引き継ぎの進め方について不安を感じることがありますか。

・とてもある：19.0%

・ややある：41.6%

・あまりない：31.1%

・全くない：6.7%

・わからない/答えられない：1.6%

引き継ぎの進め方で不安を感じること、「細かな情報の共有が難しい」が60.2%で最多

　Q5で「とてもある」「ややある」と回答した方に、「Q6.現在の物品調達業務を後任者へ引き継ぐ場合に、引き継ぎの進め方について不安を感じることを具体的に教えてください。（複数回答）」（n=191）と質問したところ、「細かな情報の共有が難しい」が60.2%、「引継書の作成など業務量の増加が懸念される」が57.1%、「思考プロセスまで共有するのが難しい」が48.7%という回答となりました。

Q6.現在の物品調達業務を後任者へ引き継ぐ場合に、引き継ぎの進め方について不安を感じることを具体的に教えてください。（複数回答）

・細かな情報の共有が難しい：60.2%

・引継書の作成など業務量の増加が懸念される：57.1%

・思考プロセスまで共有するのが難しい：48.7%

・引き継ぎ手順がそもそもわからない：30.4%

・引き継ぎ範囲を選別するのが難しい：27.2%

・その他：1.6%

　ー人員数、業務量、引き継ぎ期間的に難しいため

・わからない/答えられない：0.5%

「引き継ぎ時間の確保」や「情報量が膨大」などに不安を感じる人も

　Q6で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q7.Q6で回答した以外に、現在の物品調達業務を後任者へ引き継ぐ場合に、引き継ぎの進め方について不安を感じることがあれば、自由に教えてください。（自由回答）」（n=190）と質問したところ、「引き継ぎ時間の確保」や「情報量が膨大で整理できない」など128の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞

・引き継ぎ時間の確保。

・判断基準。

・情報量が膨大で整理できない。

・年単位のルーティン作業がある為、引き継ぎ漏れが怖い。

・適切に伝達し、実施してもらえるかが心配。

・調達契約のルールが複雑なため、わかりやすく伝えられるか不安。

・組織の方針が曖昧なため、個人的な思いが入ってしまいそう。

6割以上から、「公共団体向けオフィス用品通販サービスを活用してみたい」との声

　「Q8.「Web ID情報の引き継ぎ機能」があり、引き続き資料作成・整理・共有をする手間を省くことができる「公共団体向けオフィス用品通販サービス」があれば活用したいと思いますか。」（n=315）と質問したところ、「非常にそう思う」が27.0%、「ややそう思う」が37.8%という回答となりました。

Q8.「Web ID情報の引き継ぎ機能」があり、引き続き資料作成・整理・共有をする手間を省くことができる「公共団体向けオフィス用品通販サービス」があれば活用したいと思いますか。

・非常にそう思う

・ややそう思う

・あまりそう思わない

・全くそう思わない

・わからない/答えられない

通販サービス利用時に後任者への引き継ぎで便利な項目、6割以上が「注文履歴データ」

　Q8で「非常にそう思う」「ややそう思う」と回答した方に、「Q9.「公共団体向けオフィス用品通販サービス」を利用する際に後任者へ引き継ぐことができると、特に便利だと思う項目を教えてください。（複数回答）」（n=204）と質問したところ、「注文履歴データ」が61.3%、「よく発注する商品のリスト（自身で登録したもの）」が52.9%、「注文時の承認ルートの設定情報」が52.5%という回答となりました。

Q9.「公共団体向けオフィス用品通販サービス」を利用する際に後任者へ引き継ぐことができると、特に便利だと思う項目を教えてください。

・注文履歴データ：61.3%

・よく発注する商品のリスト（自身で登録したもの）：52.9%

・注文時の承認ルートの設定情報：52.5%

・定期的に購入する商品の組み合わせ：46.6%

・経費管理勘定科目などの情報：45.6%

・過去に返品した注文の情報：36.3%

・通販カタログに記載のない商品の取り寄せ履歴：31.4%

・お買い物中に気になった商品の情報：20.1%

・FAQ検索履歴：16.7%

・その他：1.5%

　ーアナログというか、担当との対人対応の時のアドバイス

・わからない/答えられない：1.5%

まとめ

　今回は、物品調達業務を担当しており、その業務に関して前任者から引き継ぎを受けたことのある公務員315名を対象に、物品調達業務の「引き継ぎ」に関する課題調査を実施しました。

　まず、前任者から物品調達業務を引き継ぐ際、7割以上が「大変さを感じた」ことが明らかになりました。引き継ぎで苦労したこととして、半数以上が「情報が多く理解が追いつかなかった」「実際の業務を開始してから不明点が続出した」を挙げています。また、60.6%が「後任者への引き継ぎの進め方に不安を感じる」と回答しました。後任者への引き継ぎにあたり、「細かな情報の共有が難しい」「引継書の作成など業務量の増加が懸念される」などの不安を抱える人が多いようです。「引き継ぎ時間の確保」や「情報量が膨大で整理できない」などを心配する声もありました。さらに、引き継ぎ資料の作成・整理・共有をする手間を省くことができる「公共団体向けオフィス用品通販サービス」の活用について聞いたところ、6割以上が「活用したい」と回答しました。通販サービスを利用することで、「注文履歴データ」「よく発注する商品のリスト（自身で登録したもの）」などが引き継ぎに役立つと考えているようです。

　今回の調査では、物品調達業務を行う公務員の多くは前任者からの引き継ぎに苦労した経験があり、また後任者への引き継ぎに不安を感じていることが分かりました。数年毎に部署異動がある公務員の方にとって、担当交代に伴う負担は大変大きいものです。定期的な引き継ぎをスムーズに進めるためにも、注文履歴等のデータを後任者へ引き継げる機能がある公共団体向けのオフィス用品通販サービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。